Cum verifici o firmă din străinătate (cod TVA UE, VIES)

De ce sunt necesare două verificări separate

Când lucrezi cu un partener dintr-un alt stat membru UE, oamenii confundă adesea două lucruri diferite: existența firmei și valabilitatea codului de TVA pentru tranzacții transfrontaliere. Sunt verificări distincte, în sisteme distincte.

Prima întrebare este dacă entitatea juridică există și este activă în registrul comerțului din țara ei. A doua întrebare este dacă acea firmă are un cod de TVA intracomunitar valid, adică un cod pe care îl poți folosi pentru a emite sau primi facturi fără TVA conform regulilor europene. O firmă poate exista legal, dar să nu fie înregistrată pentru operațiuni intracomunitare, caz în care nu apare valid în VIES.

Pentru existența entității, registrele de comerț din toate statele membre sunt interconectate prin BRIS, accesibil gratuit prin Portalul european e-Justiție (e-justice.europa.eu), care îți arată denumirea, sediul, numărul de înregistrare și statutul. Pentru codul de TVA intracomunitar, instrumentul oficial este VIES. Restul acestui ghid se concentrează pe VIES, pentru că acolo se decide dacă poți factura corect fără TVA.

Ce este VIES și ce confirmă, de fapt

VIES (VAT Information Exchange System) este un instrument al Comisiei Europene pentru validarea codurilor de TVA din cele 27 de state membre, plus Irlanda de Nord. Un detaliu important, des înțeles greșit: VIES nu este o bază de date proprie, ci un motor de căutare. În momentul în care faci o interogare, cererea este transmisă în timp real către baza de date națională a țării respective, care returnează răspunsul.

Răspunsul poate fi de două feluri. Valid înseamnă că acel cod de TVA este înregistrat și activ pentru operațiuni intracomunitare la momentul verificării. Invalid poate avea mai multe cauze: codul nu există, nu este activat pentru tranzacții în UE, înregistrarea nu este încă finalizată sau există o problemă tehnică de moment în registrul național.

Atenție la o limitare practică: nu toate statele afișează numele și adresa firmei prin VIES. Germania și Spania, de exemplu, returnează doar confirmarea de validitate, fără date de identificare. În aceste cazuri, confirmarea identității partenerului trebuie făcută separat, prin registrul de comerț al țării (BRIS) sau prin documentele primite de la partener.

Cum verifici un cod de TVA intracomunitar prin VIES, pas cu pas

Verificarea pe VIES este gratuită, se face online și durează câteva secunde. Important de reținut: căutarea se face exclusiv pe baza codului de TVA și a țării, nu pe baza numelui firmei. Dacă nu ai codul de TVA al partenerului, trebuie să îl ceri sau să îl găsești mai întâi în registrul de comerț al țării respective.

1. Accesează instrumentul oficial VIES al Comisiei Europene la adresa ec.europa.eu/taxation_customs/vies.
2. Selectează țara (prefixul) corespunzătoare codului de TVA al partenerului, de exemplu DE pentru Germania, IT pentru Italia, FR pentru Franța.
3. Introdu codul de TVA fără prefixul de țară în câmpul dedicat și trimite cererea.
4. Citește rezultatul: Valid (cod activ pentru operațiuni intracomunitare) sau Invalid (cu una dintre cauzele de mai sus).
5. Dacă vrei o dovadă opozabilă, completează și propriul tău cod de TVA (RO + codul firmei tale) în câmpul solicitantului, pentru a genera un număr de consultare.
6. Salvează rezultatul: număr de consultare, dată și oră. Acestea sunt esențiale pentru a justifica ulterior verificarea în fața organelor fiscale.

Numărul de consultare: dovada că ai verificat la momentul tranzacției

Aici este diferența dintre o verificare informativă și una care îți rezistă la control. Când introduci propriul cod de TVA alături de cel verificat, VIES generează un număr de consultare însoțit de dată și oră. Acest număr atestă trei lucruri: că tu ai efectuat verificarea, că acel cod era valid la acea dată exactă și că validarea a venit prin sistemul Comisiei Europene.

De ce contează: din ianuarie 2020, codul de TVA valid al cumpărătorului este o condiție obligatorie pentru scutirea de TVA la livrările intracomunitare. Vânzătorul trebuie să se asigure că acel cod este valid la momentul tranzacției, nu retroactiv. Organele fiscale care reverifică o livrare cu cotă zero se așteaptă să vadă dovada unei confirmări valide din ziua livrării, nu un screenshot făcut luni mai târziu.

Recomandarea practică este simplă: verifică pe VIES cu număr de consultare înainte de fiecare livrare sau prestare nouă către un partener UE și arhivează rezultatul. O firmă poate fi validă azi și radiată din scopuri de TVA peste o lună, iar tu rămâi responsabil pentru momentul în care ai emis factura.

Ce faci când VIES răspunde Invalid sau Data unavailable

Un răspuns Invalid nu înseamnă automat că ai de-a face cu o tentativă de fraudă, deși poate fi și asta. Mai întâi verifică lucrurile banale, apoi treci la cele serioase. Dacă după toate aceste pași codul rămâne invalid în mod constant, contactează partenerul și cere-i să confirme că este înregistrat pentru operațiuni intracomunitare; nu emite factură fără TVA pe baza unui cod care nu se validează.

• Verifică formatul: fiecare țară are reguli proprii de lungime și structură a codului. Un caracter lipsă sau prefixul lăsat din greșeală în câmpul codului produc un răspuns invalid.
• Ține cont de decalajul de înregistrare: un cod nou poate apărea în VIES după 1–5 zile lucrătoare de la înregistrare. Dacă partenerul tocmai s-a înregistrat, mai încearcă peste câteva zile.
• Verifică momentul: bazele naționale pot fi temporar indisponibile noaptea sau în weekend, iar răspunsul Data unavailable este o problemă de sistem, nu de cod. Reîncearcă mai târziu.
• Nu emite factură scutită de TVA pe baza unui cod care rămâne invalid: fără un cod valid al cumpărătorului, scutirea de TVA la livrarea intracomunitară nu se susține.

Pe partea ta: ce trebuie să ai în regulă ca firmă din România

Pentru ca tu, ca firmă din România, să apari valid în VIES și să poți emite facturi intracomunitare scutite de TVA, ai nevoie de un cod special de TVA pentru operațiuni intracomunitare. Acesta se obține prin depunerea formularului 700 la ANAF, online prin Spațiul Privat Virtual. Vechiul Registru al Operatorilor Intracomunitari (ROI) a fost desființat, așa că nu mai trebuie o înscriere separată în acel registru; verifică totuși procedura actualizată la depunere, pentru că formularistica ANAF se modifică periodic.

Reține și obligațiile de raportare: tranzacțiile intracomunitare se declară lunar prin Declarația 390, iar operațiunile scutite cu drept de deducere se reflectă în decontul de TVA. Aceste obligații sunt separate de verificarea pe VIES, dar fac parte din același flux de conformitate.

Dacă vrei să confirmi mai întâi situația ta de plătitor de TVA în România, înainte de partea intracomunitară, vezi ghidul dedicat despre cum verifici un plătitor de TVA din România. Acest articol acoperă cealaltă jumătate a ecuației: partenerul străin din UE.

Cum aduni totul într-un singur loc pe firme360

Verificarea unei firme străine corecte presupune câteva ferestre deschise simultan: VIES pentru codul de TVA, registrul de comerț al țării pentru existența entității, plus arhivarea dovezii. Pentru partea de cod de TVA intracomunitar, firme360 îți oferă un instrument de verificare VIES integrat, în care introduci țara și codul, primești rezultatul valid sau invalid și poți genera dovada cu dată și oră.

Avantajul este că păstrezi un istoric al verificărilor făcute, util când trebuie să demonstrezi că ai validat codul la momentul livrării, nu după. Pentru documentarea unei colaborări mai ample cu un partener, combină verificarea VIES cu analiza generală a partenerului de afaceri și cu pregătirea facturării electronice.